Erfaren administratör till spännande projektmiljö

Beskrivning

För vår klient söker vi en strukturerad och lösningsorienterad projektadministratör som vill vara en central del i deras team. I denna roll är du spindeln i nätet och har många kontaktytor, både internt och externt. Som projektadministratör kommer du att arbeta nära projektledaren och stödja projektmedlemmarna för att skapa struktur och effektivisera verksamheten. Rollen kräver flexibilitet, god prioriteringsförmåga och en förmåga att hantera många uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifter

Som projektadministratör för vår klient ansvarar du för att:

• Stödja projektet med administrativa uppgifter, såsom diarieföring, protokollföring, och fakturahantering.
• Samordna och effektivisera den administrativa processen genom att skapa struktur och introducera nya projektmedlemmar.
• Hantering av resurser i projektet, inklusive konsultavrop, förlängningar, introduktion av nya medarbetare och beställning av behörigheter och hårdvara.
• Planera och hantera mötesdokumentation, inklusive kallelser, protokoll och minnesanteckningar.
• Stödja rapportering och ekonomihantering, som att förbereda material för projektstatusrapporter samt granska och kontera fakturor.

Du kommer också att arbeta i klientens digitala projektverktyg och hantera ärenden och dokumentstruktur för att säkerställa att allt följer fastställda processer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är:

• Strukturerad och ansvarsfull med en god förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt.
• Minst 4 års erfarenhet av arbete som administratör.
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör inom bygg- och anläggningsbranschen.
• Erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.
• Dokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller annan likvärdig utbildning. 
• Initiativtagande och lösningsorienterad, med förmåga att tänka framåt och anpassa dig till förändringar.
• Kommunikativ och samarbetsvillig, med förmåga att engagera och tydligt förmedla budskap.

För denna roll är det meriterande om du har:

• Minst två års dokumenterad erfarenhet av arbete som administratör inom offentlig sektor.
• Minst två års erfarenhet av att hantera on- och offboarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• Minst två års erfarenhet av fakturahantering i Unit4/Agresso eller ett likvärdigt fakturasystem.

För vår klient är det viktigt att du har erfarenhet av att hantera administrativa uppgifter på ett effektivt sätt och att du trivs i en roll med varierande arbetsuppgifter och många kontaktytor.

Villkor

Du blir anställd av oss på Q och kommer att arbeta hos vår klient med placering i Kungsholmen. Det finns möjlighet till förlängning av uppdraget. Vi ser fram emot att ta emot din ansökan så snart som möjligt. Observera att tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden har löpt ut, så skicka gärna in din ansökan redan idag. Vi ser fram emot att höra från dig!