Avdelningsassistent till teknikföretag, snabbt tillträde - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Vi söker för klients räkning en avdelningsassistent för ett föräldravikariat under ca ett års tid, med möjlighet till eventuellt fortsatt arbete inom avdelningen. Kunden har sin arbetsplats i södra delarna av Stockholm. Möjlighet att arbeta remote någon/några dagar per vecka finns.

Har du erfarenheten och egenskaperna vi söker och kan tillträda med snabbt varsel? 

Arbetsuppgifter

Som avdelningsassistent kommer du att ha ett stort administrativt ansvar. Du kommer att arbeta nära avdelningschefen och stötta i det dagliga arbetet. Genom att självständigt planera chefskalender, förbereda möten och liknande ligger du hela tiden steget före.

Du deltar aktivt i avdelningens ledningsgrupp och ansvarar för avdelningens och ledningsgruppens årskalender och har en helhetsbild. Du bokar avdelningsmöten, chefsmöten, m.m. och ansvarar för förberedelser och genomförande tillsammans med dina kollegor i chefsgruppen. Du är aktiv på olika möten och ansvarar för protokollskrivningen i realtid för personal-, process- och teknikmöten.

Vidare har du en samordnande roll för avdelningens övriga assistenter. Teamet arbetar nära med förbättringsarbete och med att utveckla och effektivisera administrativa rutiner. Din roll har många kontaktytor och arbetet bedrivs både självständigt och i team, varför teamwork är en viktig beståndsdel för att få arbetet att fungera. Du ingår i R&Ds assistentnätverk där du är med och utvecklar effektivare arbetssätt.

Kvalifikationer

Som avdelningsassistent har du varierande arbetsuppgifter och kan driva flera parallella aktiviteter. För att kvalificera för denna roll söker vi dig som har flera års erfarenhet av sekreterar-/administrativt arbete och som är trygg och bekväm i rollen.

Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet, samt gillar att arbeta med människor i en teknisk miljö. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska, då många internationella medarbetare ingår i koncernen.

Du är inte rädd för att ta för dig och skapa kontaktnät utanför din egen organisation. Som avdelningsassistent har du även kontakt med assistentkollegor inom koncernen, varför du behöver tala och skriva obehindrat i engelska.

Du är strukturerad, organiserad och klarar av att jobba under tidspress, då tempot tidvis är högt. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller dina arbetsuppgifter och ligger alltid steget före i förberedelserna.

Ett gott ordningssinne, hög integritet och god samarbetsförmåga samt en genuin känsla för service är också viktiga personliga egenskaper. Du arbetar du obehindrat i Office 365 (Teams, Sharepoint, Outlook m.m.) och annan modern teknisk utrustning.

Villkor

Tjänsten är en anställning på heltid hos Q där du kommer att arbeta på uppdrag hos ett spännande företag där det finns långsiktiga möjligheter för rätt person. Vi arbetar med löpande urval, vänta inte med in din ansökan. Välkommen!